Căn cứ Qui định về công tác văn thư, lưu trữ của tổ chức Công đoàn ban hành kèm theo Quyết định số 1406 / QĐ - TLĐ ngày 23 tháng 6 năm 2005 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam.
Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật tŕnh bày văn bản của tổ chức Công đoàn để thực hiện thống nhất trong các cấp Công đoàn cả nước như sau:
I. Các thành phần thể thức bắt buộc
1. Quốc hiệu
Quốc hiệu gồm 2 ḍng chữ:
CỘNG HOÀ XĂ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Quốc hiệu được tŕnh bày trang đầu, góc phải, ḍng đầu; phía dưới có đường kẻ ngang để phân cách với địa điểm và ngày tháng, năm ban hành văn bản. Đường kẻ có độ dài bằng độ dài tiêu đề (ô số 1- Phụ lục II - Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản).
Ví dụ:
CỘNG HOÀ XĂ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
2. Tên cơ quan ban hành văn bản
Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả văn bản, bao gồm tên cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có). Tên cơ quan ban hành văn bản phải được ghi đúng theo tên gọi chính thức trong văn bản thành lập của cơ quan có thẩm quyền. Tên cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt cụm từ thông dụng.
a. Văn bản của Đại hội Công đoàn cấp nào th́ ghi tên cơ quan ban hành văn bản là Đại hội Công đoàn cấp đó; ghi rơ Đại hội đại biểu hay Đại hội toàn thể lần thứ mấy hoặc thời gian của nhiệm kỳ. Văn bản do Đoàn chủ tịch, Đoàn thư kư, Ban thẩm tra tư cách đại biểu, Ban kiểm phiếu ban hành th́ ghi tên cơ quan ban hành là Đoàn chủ tịch, Đoàn thư kư, Ban thẩm tra tư cách đại biểu, Ban kiểm phiếu.
a1. Văn bản của Đại hội Công đoàn toàn quốc
Ví dụ:
+ Văn bản của Đại hội
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU CÔNG ĐOÀN TOÀN QUỐC
LẦN THỨ IX
+ Văn bản của Đoàn Chủ tịch Đại hội
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU CÔNG ĐOÀN TOÀN QUỐC
LẦN THỨ IX
ĐOÀN CHỦ TỊCH
+ Văn bản của Đoàn Thư kư Đại hội
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU CÔNG ĐOÀN TOÀN QUỐC
LẦN THỨ IX
ĐOÀN THƯ KÝ
+ Văn bản của Ban Thẩm tra tư cách đại biểu
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU CÔNG ĐOÀN TOÀN QUỐC
LẦN THỨ IX
BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU
+ Văn bản của Ban kiểm phiếu
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU CÔNG ĐOÀN TOÀN QUỐC
LẦN THỨ IX
BAN KIỂM PHIẾU
a2. Văn bản của Đại hội các Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố, Công đoàn ngành trung ương, công đoàn cấp trên cơ sở, công đoàn cơ sở, nghiệp đoàn cũng thực hiện theo nguyên tắc trên.
b. Văn bản của các cấp công đoàn từ Tổng Liên đoàn đến cấp cơ sở ghi tên cơ quan ban hành văn bản như sau:
- Văn bản của Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch và Uỷ ban Kiểm tra Tổng Liên đoàn ghi chung là:
TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG
VIỆT NAM
- Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ và Uỷ ban Kiểm tra công đoàn các cấp ghi theo nguyên tắc chung là: Ḍng trên ghi tên cơ quan công đoàn chủ quản cấp trên trực tiếp, ḍng dưới ghi tên cơ quan công đoàn ra văn bản
Ví dụ:
TỔNG LIÊN ĐOÀN LĐVN
LĐLĐ THÀNH PHỐ HÀ NỘI
TỔNG LIÊN ĐOÀN LĐVN
CÔNG ĐOÀN XÂY DỰNG VIỆT NAM
TỔNG LIÊN ĐOÀN LĐVN
CĐ TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM
LĐLĐ THÀNH PHỐ HÀ NỘI
LĐLĐ QUẬN HOÀN KIẾM
LĐLĐ THÀNH PHỐ HÀ NỘI
LĐLĐ HUYỆN ĐÔNG ANH
LĐLĐ THÀNH PHỐ HÀ NỘI
CĐ XÂY DỰNG
LĐLĐ THÀNH PHỐ HÀ NỘI
CĐCS PHƯỜNG TRẦN HƯNG ĐẠO
c. Văn bản của các ban, đơn vị được lập theo quyết định của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành công đoàn các cấp (ban tham mưu giúp việc, các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng hoạt động có thời hạn của cơ quan công đoàn cùng cấp) ghi tên cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan công đoàn mà cơ quan đó trực thuộc.
Ví dụ:
TỔNG LIÊN ĐOÀN LĐVN
BAN TỔ CHỨC
TỔNG LIÊN ĐOÀN LĐVN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG ĐOÀN
TỔNG LIÊN ĐOÀN LĐVN
CÔNG TY IN CÔNG ĐOÀN
TỔNG LIÊN ĐOÀN LĐVN
HỘI ĐỒNG KHOA HỌC
d. Tên cơ quan công đoàn ban hành văn bản và tên cơ quan công đoàn chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có) được tŕnh bày ở trang đầu, bên trái, ngang với ḍng tiêu đề, phía dưới có dấu gạch ngang để phân cách với số và kư hiệu văn bản (ô số 2 - Phụ lục II ).
3. Số và kư hiệu của văn bản
a. Số Nghị quyết của Ban Chấp hành (NQ - BCH), Nghị quyết của Đoàn Chủ tịch (NQ - ĐCT), Nghị quyết của Ban thường vụ (NQ - BTV) và số Chỉ thị là số thứ tự được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi Nghị quyết và Chỉ thị được ban hành trong 1 nhiệm kỳ; số các loại văn bản khác được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản ban hành trong 1 năm (từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12) của công đoàn cấp đó. Nhiệm kỳ được tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc đại hội lần này đến hết ngày bế mạc đại hội lần kế tiếp. Số văn bản viết bằng chữ số ả rập.
b. Kư hiệu văn bản gồm 2 nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản và tên cơ quan (hoặc liên cơ quan) ban hành văn bản. Ghi đầy đủ tên tắt của cơ quan ban hành; giữa số và kư hiệu có dấu gạch chéo (/), giữa tên loại văn bản và tên cơ quan có dấu gạch ngang (-).
Số và kư hiệu văn bản được tŕnh bày cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn bản (ô số 3 - Phụ lục II).
Ví dụ:
Quyết định của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn ghi số và kư hiệu:
TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG
VIỆT NAM
Số: 127/ QĐ - TLĐ
TỔNG LIÊN ĐOÀN LĐVN
LĐLĐ TỈNH BẾN TRE
Số: 127/ QĐ - LĐLĐ
c. Những số và kư hiệu đặc thù được vận dụng thống nhất:
- Một số tên loại văn bản được ghi thống nhất kư hiệu để tránh trùng lắp khi viết tắt như sau: (Phụ lục I - Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao).
Ví dụ:
Quyết định, Quy định: QĐ
Chỉ thị: CT
Chương trình: Ctr
Thông tri, Tờ trình: TTr
- Văn bản của Uỷ ban Kiểm tra công đoàn các cấp: UBKT
- Số và kư hiệu văn bản của Đại hội công đoàn các cấp (Đoàn chủ tịch, Đoàn thư kư, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu) được đánh liên tục từ số 01 cho tất cả các loại văn bản kể từ ngày khai mạc đến hết ngày bế mạc đại hội với kư hiệu là: Số …/ ĐH
- Số và kư hiệu văn bản của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng, đoàn kiểm tra, tổ công tác… được đánh liên tục từ số 01 cho tất cả các loại văn bản của từng ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng theo nhiệm kỳ cơ quan công đoàn cùng cấp; kư hiệu là tên viết tắt của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng (BCĐ, TB, HĐ)…
- Thể loại quyết định và quy định khi ban hành độc lập của cùng một cơ quan công đoàn được đánh chung một hệ thống số-kư hiệu.
4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
a. Địa danh ban hành văn bản
Văn bản của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam và của Liên đoàn lao động tỉnh, thành phố trực thuộc Tổng Liên đoàn ghi địa danh ban hành văn bản là tên thành phố hoặc thị xă, tỉnh lỵ mà cơ quan công đoàn ban hành văn bản có trụ sở.
Văn bản của cơ quan công đoàn cấp huyện, quận, thị xă, thành phố thuộc tỉnh ghi địa danh ban hành văn bản là tên riêng của huyện, quận, thị xă, thành phố đó
Văn bản của cơ quan công đoàn cấp cơ sở xă, phường, thị trấn ghi địa danh ban hành văn bản là tên riêng của xă, phường, thị trấn đó.
Nghị quyết các kỳ họp của Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch, Ban Thường vụ ghi địa danh nơi tổ chức họp.
Những địa danh hành chính mang tên người, địa danh một âm tiết, địa danh theo số thứ tự th́ trước tên người, tên riêng một âm tiết, số thứ tự ghi thêm cấp hành chính của địa danh ban hành văn bản là thành phố, huyện, quận, thị xă, xă, phường, thị trấn.
Ví dụ:
- Địa danh mang tên người:
Văn bản của Liên đoàn Lao động thành phố Hồ Chí Minh
Thành phố Hồ Chí Minh
- Địa danh hành chính một âm tiết:
Văn bản của Liên đoàn Lao động tỉnh Thừa Thiên - Huế
Thành phố Huế
- Địa danh hành chính theo số thứ tự:
Văn bản của Liên đoàn Lao động Quận 12 (thành phố Hồ Chí Minh)
Quận 12
b. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Là ngày vào sổ chính thức phát hành văn bản đó. Ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải ghi thêm số không (0), đứng trước và viết đầy đủ các từ ngày… tháng… năm… Không dùng các dấu chấm (.) hoặc dấu ngang nối (-) hoặc dấu gạch chéo để thay các từ ngày, tháng, năm trong thành phần thể thức văn bản.
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được tŕnh bày ở trang đầu, phía phải, dưới tiêu đề văn bản. Giữa địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản có dấu phẩy (ô số 4 - Phụ lục II).
Ví dụ:
Hà Nội, ngày 09 tháng 01 năm 2003
Phủ Lư, ngày 10 tháng 3 năm 2003
5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản
a. Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản như nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thông báo…
b. Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn phản ánh khái quát nội dung của văn bản. Cùng một thể loại văn bản mà cơ quan thường trực của Ban Chấp hành (Đoàn Chủ tịch, Ban Thường vụ) ban hành theo thẩm quyền th́ trong trích yếu nội dung có thể ghi tên tác giả của văn bản đó.
Tên loại văn bản được tŕnh bày chính giữa; trích yếu nội dung văn bản được tŕnh bày dưới tên loại (ô số 5a - Phụ lục II).
Ví dụ:
Trường hợp không ghi tên tác giả văn bản
QUYẾT ĐỊNH
Về việc ban hành Qui chế khen thưởng của tổ chức Công đoàn
Trường hợp có ghi tên tác giả văn bản
KẾT LUẬN
CỦA BAN THƯỜNG VỤ LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG TỈNH
Về………….
Riêng công văn th́ trích yếu nội dung được ghi dưới số và kư hiệu (ô số 5b - Phụ lục II).
Số 124/ TLĐ
V/v báo cáo tổng kết năm 2004
6. Nội dung văn bản
Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản.
a. Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:
- Phù hợp với h́nh thức văn bản được sử dụng.
- Phù hợp với đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước; hợp hiến, hợp pháp và hợp lư.
- Các vấn đề, sự việc được tŕnh bày ngắn gọn, rơ ràng, chính xác.
- Sử dụng ngôn ngữ viết; dùng từ ngữ phổ thông, đơn nghĩa; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thật sự cần thiết.
- Sử dụng văn phong hành chính; cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu.
- Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản th́ có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó.
- Các chữ viết hoa thực hiện theo đúng chính tả tiếng Việt.
- Khi viện dẫn các văn bản liên quan, phải ghi đúng tên loại và trích yếu nội dung văn bản; số, kư hiệu, ngày, tháng, năm và cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
b. Bố cục văn bản có thể theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc phân chia theo các phần, mục theo một tŕnh tự nhất định.
Phần nội dung văn bản được trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung (ô số 6 - Phụ lục II).
7. Chữ ký, thể thức đề cử và dấu cơ quan ban hành
a. Chữ ký, thể thức đề cử
Chữ ký thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản được ban hành. Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ được bầu hoặc được bổ nhiệm và họ tên người kư. Trước họ và tên của người kư, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác.
Không ghi lại tên cơ quan ban hành văn bản trừ trường hợp đối với văn bản liên tịch của tổ chức công đoàn với cơ quan, tổ chức khác.
Người chịu trách nhiệm về nội dung văn bản có thể kư “nháy” vào chữ cuối cùng của nội dung văn bản dự thảo.
Người ký không dùng bút chì, mực mầu đỏ hoặc mầu nhạt, mực dễ phai để kư văn bản chính thức.
Văn bản của các cơ quan lănh đạo của tổ chức công đoàn: Đại hội (Đại hội, Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư kư, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu), Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch, Ban Thường vụ, Uỷ ban Kiểm tra Công đoàn các cấp ghi thể thức đề kư thay mặt (TM.).
+ Văn bản của đại hội
Ví dụ:
TM. ĐOÀN CHỦ TỊCH
(chữ ký)
Họ và tên
TM. ĐOÀN THƯ KƯ
TRƯỞNG ĐOÀN
(chữ ký)
Họ và tên
TM. BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU
TRƯỞNG BAN
(chữ ký)
Họ và tên
TM. BAN KIỂM PHIẾU
TRƯỞNG BAN
(chữ ký)
Họ và tên
TM. BAN CHẤP HÀNH
CHỦ TỊCH
(chữ ký)
Họ và tên
TM. ĐOÀN CHỦ TỊCH
CHỦ TỊCH (HOẶC PHÓ CHỦ TỊCH)
(chữ ký)
Họ và tên
TM. BAN THƯỜNG VỤ
CHỦ TỊCH (HOẶC PHÓ CHỦ TỊCH)
(chữ ký)
Họ và tên
TM. UỶ BAN KIỂM TRA
CHỦ NHIỆM (HOẶC PHÓ CHỦ NHIỆM)
(chữ ký)
Họ và tên
- Đối với văn bản của các ban tham mưu giúp việc của Tổng Liên đoàn, các Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố, công đoàn ngành trung ương ghi thể thức đề kư thừa lệnh cơ quan thường trực của Ban Chấp hành, cấp trưởng hoặc quyền cấp trưởng kư trực tiếp, cấp phó kư thay cấp trưởng ghi thể thức đề kư thay (KT.).
+ Cấp trưởng kư trực tiếp
Ví dụ:
TL. ĐOÀN CHỦ TỊCH
TRƯỞNG BAN
(chữ ký)
Họ và tên
+ Cấp phó kư thay
Ví dụ:
TL. ĐOÀN CHỦ TỊCH
KT. TRƯỞNG BAN
PHÓ BAN
(chữ ký)
Họ và tên
+ Trường hợp chưa bổ nhiệm cấp trưởng, quyền cấp trưởng, th́ không đề KT. (kư thay) mà ghi đúng chức vụ người kư.
Ví dụ: Khi chưa bổ nhiệm chánh hoặc quyền chánh văn pḥng mà văn bản của văn pḥng ban hành do một phó văn pḥng phụ trách kư th́ thể thức đề kư là:
PHÓ VĂN PHÒNG
(chữ ký)
Họ và tên
Chú ý: Người được uỷ quyền trực tiếp kư không uỷ quyền cho người khác ký thay.
b. Dấu cơ quan công đoàn ban hành văn bản
Dấu của cơ quan công đoàn ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của cơ quan ban hành văn bản. Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rơ ràng và trùm lên khoảng 1/3 chữ kư ở phía bên trái. Mực dấu có mầu đỏ tươi theo qui định của Bộ Công an.
Thể thức đề cử, chữ ký và dấu cơ quan ban hành được tŕnh bày bên phải, dưới phần nội dung văn bản (ô số 7a, 7b, 7c - Phụ lục II).
Chữ kư, thể thức đề cử và dấu của liên cơ quan ban hành được tŕnh bày ngang hàng. Cơ quan chủ tŕ ban hành được tŕnh bày ở vị trí bên phải.
c. Kư và sử dụng dấu đối với văn bản đại hội và biên bản
- Văn bản đại hội:
Văn bản của Đại hội và Đoàn Chủ tịch Đại hội Công đoàn các cấp ban hành do Đoàn Chủ tịch phân công người kư; văn bản của Đoàn Thư kư do Trưởng đoàn thư kư kư; văn bản của Ban Thẩm tra tư cách đại biểu Đại hội do Trưởng Ban Thẩm tra tư cách đại biểu kư; văn bản của Ban Kiểm phiếu do Trưởng Ban Kiểm phiếu kư.
Văn bản của Đại hội, Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư kư Đại hội đóng dấu tương ứng. Văn bản của Ban Thẩm tra tư cách đại biểu và văn bản của Ban Kiểm phiếu dùng dấu đại hội.
Trong trường hợp không có dấu đại hội th́ đại diện Ban Chấp hành công đoàn nhiệm kỳ mới xác nhận chữ kư của người thay mặt đoàn chủ tịch, đoàn thư kư, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu kư trên các văn bản đại hội để lưu.
Ví dụ:
Xác nhận chữ kư của người thay mặt đoàn chủ tịch đại hội:
TM. ĐOÀN CHỦ TỊCH
(chữ ký)
Họ và tên
Xác nhận
Chữ kư của đồng chí…
TM. BAN CHẤP HÀNH
(ghi rõ chức vụ)
Ký và đóng dấu
Họ và tên
- Biên bản đại hội, hội nghị:
Đại hội, hội nghị của cơ quan công đoàn các cấp đều phải ghi biên bản. Biên bản phải được người chủ tŕ đại hội, hội nghị và người ghi biên bản kư. Chữ kư của người chủ tŕ được tŕnh bày ở góc phải và chữ kư của người ghi biên bản được tŕnh bày ở góc trái trang cuối biên bản.
Các biên bản đều phải được đóng dấu. Đối với biên bản có từ 2 trang trở lên phải đóng dấu giáp lai lề trái (các trang biên bản được xếp so le đóng 1 lần để khuôn dấu thể hiện ở các lề trang giấy tiếp nhau).
+ Về ký, đóng dấu biên bản đại hội:
* Trường hợp đại hội có con dấu
Ví dụ:
TM. ĐOÀN THƯ KƯ
(chữ kư và đóng dấu Đoàn Thư ký)
Họ và tên
TM. ĐOÀN CHỦ TỊCH
(chữ ký và đóng dấu Đoàn Chủ tịch)
Họ và tên
* Trường hợp đại hội không có con dấu th́ đại diện Ban Chấp hành công đoàn nhiệm kỳ mới xác nhận chữ kư của người thay mặt đoàn chủ tịch đại hội.
Ví dụ:
TM. ĐOÀN THƯ KÝ
(chữ ký)
Họ và tên
TM. ĐOÀN CHỦ TỊCH
(chữ ký)
Họ và tên
Xác nhận
chữ ký của đồng chí…
TM. BAN CHẤP HÀNH
(ghi rõ chức vụ)
chữ ký và đóng dấu
Họ và tên
+ Về ký, đóng dấu biên bản hội nghị:
* Trường hợp được đóng dấu lên chữ ký của người chủ tŕ hội nghị theo qui định dùng dấu của cơ quan công đoàn các cấp.
Ví dụ:
TM. ĐOÀN THƯ KÝ
(chữ ký)
Họ và tên
CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ
(ghi rõ chức vụ)
(chữ ký và đóng dấu)
Họ và tên
* Trường hợp không được đóng dấu lên chữ kư của người chủ tŕ hội nghị theo qui định th́ lănh đạo văn pḥng thừa lệnh ban thường vụ hoặc thủ trưởng cơ quan công đoàn xác nhận chữ kư của người chủ tŕ hội nghị.
Ví dụ:
NGƯỜI GHI BIÊN BẢN
(chữ ký)
Họ và tên
CHỦ TR̀ HỘI NGHỊ
(ghi rơ chức vụ)
(chữ ký)
Họ và tên
Xác nhận
chữ kư của đồng chí…
TL. BAN THƯỜNG VỤ
(chánh hoặc phó chánh văn pḥng)
(chữ kư và đóng dấu cơ quan công đoàn)
Họ và tên
d. Thể thức đề kư và sử dụng con dấu đối với văn bản của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng … hoạt động có thời hạn.
- Về thể thức đề kư văn bản:
Thể thức đề kư văn bản của các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng,… ghi cả chức vụ được bầu hoặc được bổ nhiệm cao nhất và chức vụ kiêm nhiệm của người kư như trong quyết định thành lập ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng…
Ví dụ:
PHÓ CHỦ TỊCH
kiêm …
TRƯỞNG TIỂU BAN
(chữ ký)
Họ và tên
UỶ VIÊN ĐOÀN CHỦ TỊCH
kiêm
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG
(chữ ký)
Họ và tên
- Về sử dụng con dấu:
+ Các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng … thành lập nhưng không có con dấu riêng th́ trong quyết định thành lập phải có điều khoản quy định về sử dụng con dấu của cơ quan công đoàn có thẩm quyền thành lập ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng đó.
+ Đối với các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng,… đă thành lập nhưng chưa có quy định về sử dụng con dấu th́ phải có quy định bổ sung việc sử dụng con dấu. Nếu các đồng chí lănh đạo ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng … là thường trực cơ quan lănh đạo kư văn bản th́ được sử dụng con dấu của cơ quan công đoàn cùng cấp.
8. Nơi nhận văn bản
Nơi nhận văn bản ghi tên cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản với mục đích như để thực hiện, để báo cáo, để phối hợp, để biết v.v… và nơi lưu. Nơi nhận được tŕnh bày tại góc trái dưới phần nội dung văn bản (ô số 8b - Phụ lục II).
Đối với tờ tŕnh phải ghi rơ gửi cấp có thẩm quyền xử lư phía dưới “tên loại và trích yếu nội dung văn bản”.
Đối với công văn th́ nơi nhận được ghi trực tiếp sau các cụm từ “Kính gửi…” và “Đồng kính gửi…” (nếu có) trên phần nội dung văn bản (ô số 8a – Phụ lục II) và c̣n được ghi như các loại văn bản có tên gọi khác (ô số 8b – Phụ lục II).
* Văn bản của các đơn vị trực thuộc cơ quan công đoàn dùng con dấu của cơ quan Nhà nước th́ thể thức văn bản tŕnh bày theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
II. Các thành phần thể thức bổ sung
Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc, tuỳ theo nội dung và tính chất từng văn bản cụ thể, người kư văn bản có thể quyết định bổ sung các thành phần thể thức sau đây:
1. Dấu chỉ mức độ mật
Dấu chỉ mức độ mật có 3 mức: mật, tối mật và tuyệt mật.
Dấu chỉ mức độ mật có viền khung h́nh chữ nhật và được tŕnh bày phía dưới số và kư hiệu văn bản (ô số 9 – Phụ lục II).
2. Dấu chỉ mức độ khẩn
Dấu chỉ mức độ khẩn có 3 mức: khẩn, thượng khẩn, hoả tốc hẹn giờ.
Dấu chỉ mức độ khẩn được tŕnh bày phía dưới dấu chỉ mức độ mật (ô số 10 - Phụ lục II).
3. Chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, dự thảo và tài liệu hội nghị
- Đối với văn bản cần chỉ dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng th́ phải ghi hoặc đóng các dấu chỉ dẫn cụ thể cho từng trường hợp như: “Thu hồi”, “Xong hội nghị trả lại”, “Xem xong trả lại”, “Xem xong trả lại trước ngày…”, “Không phổ biến”, “Lưu hành nội bộ”. Các thành phần này được tŕnh bày dưới địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản (ô số 11- Phụ lục II). Riêng trường hợp chỉ dẫn “Không phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng” ghi ở phía dưới, chính giữa trang cuối cùng của văn bản.
- Đối với văn bản dự thảo nhiều lần th́ phải ghi ngày tháng năm dự thảo và có chỉ dẫn “Dự thảo lần thứ…” được tŕnh bày dưới số và kư hiệu (ô số 12b – Phụ lục II); văn bản giao cho các cơ quan, đơn vị chức năng dự thảo th́ có thể ghi tên cơ quan, đơn vị đó vào trang cuối, phía trái văn bản.
- Văn bản được sử dụng tại hội nghị th́ ghi chỉ dẫn “Tài liệu hội nghị … ngày…”, tŕnh bày phía trên tiêu đề và địa điểm, ngày tháng năm ban hành văn bản (ô số 12a - Phụ lục II).
- Kư hiệu chỉ tên người đánh máy, tệp văn bản và số lượng bản phát hành được tŕnh bày tại lề trái chân trang đối với văn bản 1 trang, tại lề trái trên cùng từ trang thứ 2 đến trang cuối cùng đối với văn bản có nhiều trang.
III. Bản sao và các thành phần thể thức bản sao
1. Các loại bản sao
Có 3 loại bản sao:
- “Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được tŕnh bày theo thể thức qui định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính;
- “Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung của văn bản và được tŕnh bày theo thể thức qui định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính;
- “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và tŕnh bày theo thể thức qui định;
2. Các h́nh thức sao
- Sao thông thường: là hình thức sao bằng cách viết lại hay đánh máy lại nội dung cần sao.
- Sao photocopy: là h́nh thức sao chụp lại văn bản bằng máy photocopy, máy fax, hoặc các thiết bị chụp ảnh khác.
3. Thể thức bản sao và cách tŕnh bày.
a. Thể thức bản sao và cách tŕnh bày thông thường:
Để đảm bảo giá trị pháp lư và hiệu lực thi hành, các loại bản sao phải có đủ các thành phần thể thức bản sao và được tŕnh bày phía dưới đường phân cách (đường 13 – Phụ lục III - Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao) với nội dung được sao như sau:
- Tên cơ quan công đoàn sao văn bản tŕnh bày ở trên cùng, góc trái, dưới đường phân cách (ô số 14 – Phụ lục III).
- Số và kư hiệu bản sao: các bản sao được đánh chung một hệ thống số của từng cơ quan công đoàn sao theo nhiệm kỳ hoặc theo năm dương lịch; kư hiệu các loại bản sao là SY (sao y bản chính), TS (trích sao), SL (sao lục). Số và kư hiệu bản sao tŕnh bày dưới tên cơ quan công đoàn sao (ô số 15 – Phụ lục III).
- Chỉ dẫn loại bản sao: tuỳ thuộc vào loại bản sao để ghi: “Sao y bản chính”, hoặc: “Trích sao từ bản chính… ngày… của” hoặc: “Sao lục”. Chỉ dẫn loại bản sao được tŕnh bày trên cùng góc phải, dưới đường phân cách (ô số 16 – Phụ lục III).
- Địa điểm, ngày, tháng, năm sao văn bản tŕnh bày dưới chỉ dẫn loại bản sao (ô số 17 – Phụ lục III).
- Chữ kư, thể thức đề kư bản sao và dấu cơ quan công đoàn sao được tŕnh bày dưới địa điểm, ngày tháng năm sao (ô số 18 – Phụ lục III).
- Nơi nhận bản sao nếu cần có thể ghi rơ mục đích sao gửi như: để thi hành, để phổ biến, v.v… Nơi nhận bảo sao được tŕnh bày dưới số và kư hiệu sao (ô số 19 – Phụ lục III).
b. Văn bản sao nhiều lần.
Đối với văn bản sao lục nhiều lần chỉ cần tŕnh bày một lần thể thức sao lục. Trong trường hợp văn bản chính hết trang th́ phần sao lục tŕnh bày vào trang mới và đánh số trang tiếp tục liền với văn bản chính, giữa trang cuối văn bản chính và trang tŕnh bày phần sao cần đóng dấu giáp lai.
c. Bản sao bằng h́nh thức photocopy:
- Nếu photocopy bản chính có phần chứ kư để in nhiều bản và đóng dấu cơ quan ban hành th́ bản sao đó có giá trị pháp lư như bản chính và không phải tŕnh bày thể thức bản sao.
- Nếu photocopy bản chính cả phần chữ kư và dấu cơ quan ban hành có tŕnh bày thể thức bản sao th́ bản sao đó có giá trị pháp lư như bản chính.
- Nếu photocopy bản chính cả phần chữ kư và dấu cơ quan ban hành nhưng không tŕnh bày thể thức bản sao th́ bản sao đó chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
IV. kỹ thuật tŕnh bày văn bản.
Một số yêu cầu kỹ thuật tŕnh bày văn bản của tổ chức công đoàn như sau:
1. Văn bản được đánh máy hoặc in trên giấy trắng có kích thước 210 x 297 mm (tiêu chuẩn A4) sai số cho phép + 2.
2. Vùng tŕnh bày văn bản: (Phụ lục II)
a. Mặt trước:
- Cách mép trên trang giấy: từ 20 đến 25 mm.
- Cách mép dưới trang giấy: từ 20 đến 25 mm
- Cách mép trái trang giấy: từ 30 đến 35 mm.
- Cách mép phải trang giấy: từ 15 đến 20 mm.
b. Mặt sau (nếu in 2 mặt):
- Cách mép trên trang giấy: từ 20 đến 25 mm.
- Cách mép dưới trang giấy: từ 20 đến 25 mm.
- Cách mép trái trang giấy: từ 15 đến 20 mm.
- Cách mép phải trang giấy: từ 30 đến 35 mm.
3. Mẫu chữ và chi tiết tŕnh bày thể thức văn bản và thể thức bản sao thực hiện theo minh hoạ tại Phụ lục IV.
4. Mẫu tŕnh bày một số văn bản chủ yếu của tổ chức Công đoàn thực hiện theo minh hoạ tại Phụ lục V.
5. Số trang của văn bản được tŕnh bày tại chính giữa, trên đầu trang giấy (phần header) hoặc tại góc phải, ở cuối trang giấy (phần footer), bằng chữ số ả Rập, cỡ chữ bằng cỡ chữ lời văn (13 - 14), kiểu chữ đứng.
6. Những văn bản có hai phụ lục trở lên th́ phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng chữ số ả Rập.
7. Những văn bản, văn kiện của công đoàn in thành sách, đăng báo, in trên tạp chí không tŕnh bày theo yêu cầu kỹ thuật này.
V. Tổ chức thực hiện
1. Hướng dẫn này thay thế “Hướng dẫn tŕnh bày thể thức văn bản của tổ chức công đoàn” trong nội dung “Qui định về công tác xây dựng, ban hành văn bản và công tác văn thư, lưu trữ trong tổ chức công đoàn” Ban hành kèm theo Quyết định số: 1219/QĐ- TLĐ ngày 22 tháng 8 năm 2001 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam và có hiệu lực từ ngày kư.
2. Các cấp công đoàn từ Tổng Liên đoàn đến công đoàn cơ sở, nghiệp đoàn tổ chức thực hiện hướng dẫn này.
3. Trong quá tŕnh thực hiện nếu có vướng mắc đề nghị phản ánh về Tổng Liên đoàn.